出張の定義・支給対象者・日当金額・交通費・宿泊費・精算方法が必須です。

① 出張の定義 「どの範囲を出張とするか」を明確にします。

• 社内（自社オフィス）から何km以上・何時間以上の移動を出張とするか
• 日帰り出張と宿泊出張の区別
• 社内の別拠点への移動は出張に含まれるか

② 支給対象者と役職別の支給区分

•  役員・管理職・一般社員など役職ごとに支給金額を設定します。 役員と従業員で差をつける場合は、その根拠を明記しておくことが重要です。

③ 日当の金額 

• 出張1日あたりの日当金額を役職別に設定します。 「国内日帰り」「国内宿泊」「海外出張」など区分ごとに定めます。

④ 交通費・宿泊費の精算ルール

•  実費精算か定額支給かを明記します。 定額支給の場合は上限金額を設定します。

⑤ 出張報告書の提出義務

•  出張後に報告書を提出するルールを定めます。 税務調査で出張の実態を証明するための重要な書類です。

⑥ 承認フロー

• 出張前の上長承認、または事後報告の手続きを明記します。

まとめ

税務上問題のない旅費規程を作るには、出張の定義・支給対象者・日当金額・交通費と宿泊費の精算ルール・出張報告書の提出義務・承認フローを明確に定めることが基本です。

また規程の形式を整えることも大切ですが、実態を伴った運用ができているかどうかが税務調査での判断基準になります。特に一人社長や少人数の会社では、承認フローや報告書の管理が形骸化しやすいため注意が必要です。

当社では元国税OBが監修した旅費規程のひな形を用意しています。くわしくは以下をご覧ください。

• 出張費の社内ルール「旅費規程」を作って節税

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